跨部門協作如何改善？Slash 以兩個專案實例說明

studio Slash
11月17日
讀畢需時 7 分鐘

已更新：3天前

從搞懂資訊到做好決策，協助企業打造順暢的協作流程

一、為什麼大家都在「補破網」？——看見資訊不同步造成的協作困境

在公司裡，業務和研發部門的合作是跨部門最常見的場景。業務追求快、要彈性，得馬上回應客戶和市場變化；研發則注重技術可行性跟產品穩定度，做事講求明確的邏輯和規格。兩邊看起來只是分工不同，但更深層的原因是，他們做事的理由和判斷的依據本來就不同。

就拿業務和研發來說，雖然他們合作很緊密，但行動的目標和思考邏輯卻不一樣：業務看重市場和速度，研發則在意技術和穩定。當資訊傳遞時，沒有考慮到彼此的「語言」和使用情境，就算資料都給了，也可能被誤解或忽略，很難變成實際行動的依據。這些問題可能不太明顯，卻會在任務交接、決策推進和版本調整時不斷浮現。比方說，第一線的同事常常搞不清楚現在用的版本和資訊是不是對的，也不知道該怎麼判斷才能行動。實務上，我們也常聽到：「資料明明都給了，但對方好像沒抓到重點」、「明明都交代過了，怎麼還要再問一次」。這些狀況都讓許多公司同仁覺得「卡卡的」，卻不知道從何改進。

Slash 長期協助企業改善資訊使用和任務協作。我們觀察後歸納出三種最常見，而且對跨部門合作影響最深的資訊落差狀況：脈絡斷裂、交換混亂、決策脫節。這篇文章會透過實際專案案例，說明我們如何從資訊的理解和使用切入，運用 Slash「四要素協作模型」，幫助團隊找出問題點，建立一套能順利運作的協作方式。

二、從資訊不順暢看協作問題：三個實務情境分析

【痛點一】脈絡斷裂｜資訊明明有，卻沒辦法幫忙做判斷

以我們合作的一間鍍膜製程公司為例，研發部門建立了一套很完整的技術資料庫，內容非常詳細，但都是技術專有名詞；業務部門面對的則是客戶的即時提問，像是：「這個版本可以用在戶外高溫嗎？」「能不能抗紫外線？」就算資料都在，業務還是很難快速判斷型號差異和限制，經常反映：「每次問才給一點點，我根本搞不清楚這兩種產品的材質差在哪。」研發部門則覺得困擾：「我們都寫清楚了，他們就是看不懂，一直來問。」

這類情境的核心問題在於，設計資訊時沒有考慮到不同角色理解和使用資訊的習慣，導致資料雖然齊備，卻沒辦法被有效利用。研發和業務就像產品強而有力的手和腳，一個負責內部，一個負責外部，如果能有個整合協調的中間橋樑，整體溝通運作就會更順暢。

對此，Slash 協助團隊從實際使用情境出發，釐清資訊該怎麼被閱讀和理解，重新設計資料欄位和內容邏輯。讓資訊更貼近不同角色的理解方式，變成跨部門間可以共享和應用的資源。

【痛點二】交換混亂｜任務交代了，卻不懂背後的來龍去脈

在我們服務的一間製造業客戶中，團隊橫跨產品設計、模具、射出到組裝，資訊流通非常頻繁，但卻缺乏一套有系統的交換機制。雖然有雲端資料庫，但內容多半是各部門自己上傳，沒有統一的分類和使用邏輯。工程團隊說：「資料是有，但通常就是丟上去，有需要就自己上去找。」資訊表面上找得到，實際卻很難追溯；就算有更新，也常透過口頭交代或個人記憶傳遞，主管也坦言：「有些事有說，但後來有沒有傳下去就不一定了。」這樣的情況讓基層同事很難判斷，例如「NG 品」的標準，在不同角色和時間點下定義都不同：有人看尺寸誤差，有人看上色情況，甚至同一個客戶的要求也可能時常變動，但團隊卻找不到可以依循的統一標準。

這類狀況的問題在於：不同角色之間沒有交換「該怎麼判斷、為什麼要這麼做」的依據和前因後果。資訊如果只交代「做什麼」，卻省略了背後的思考和情境，就很難被理解和承接。就算資料有紀錄，如果少了這層脈絡說明，資訊還是很難發揮實際的參考價值。

Slash 協助團隊回頭檢視任務的每個環節，釐清資訊使用的脈絡和每個步驟的責任歸屬，設計交換規則和判斷依據，讓每筆資料都有對應的更新時機、確認角色和應用場景，資訊才能真正流動，讓協作變得有依循、可追溯、能往前。

【痛點三】決策脫節｜做了確定，卻無法變成實際行動

我們曾在一間提供設計到量產完整服務的製造業團隊中，觀察到這樣的狀況。流程中多數重大決定都得靠單一管理者拍板，無論是產品改版、時程微調或規格細節，都必須等主管評估確認。當這個人不在場、沒有及時回應時，執行端就會停滯不前，不確定是否能繼續、該跟誰確認、要不要等下次會議。一位工程主管坦言：「當決策只停留在討論或口頭提及，們也不確定是不是正式決定，動也不是，不動也不是。」

然而，脫節常發生在決策之後：雖然結果已經定了，但判斷依據與責任歸屬沒有被明確記錄下來，導致後續執行者難以理解、也無法順利推進。

在這個案例中，Slash 協助團隊回頭釐清每一項任務中「需要做決定」的環節，明確對應可執行的依據與確認角色。我們設計了任務欄位與決策記錄點，讓關鍵調整不再只靠口頭或個人記憶，而是能被全員看見、對齊與落實，讓團隊得以建立起穩定的決策鏈，使工作能自主連接、穩定推進。

三、Slash 如何協助團隊重整協作結構

我們觀察到，許多協作卡關，都是因為在資訊傳遞與任務接棒的過程中，出現了理解落差、責任斷點與判斷真空。

因此，我們協助團隊從「為什麼資訊總是對不上」這件事下手，重建一套能讓協作發生的節奏與結構。Slash 聚焦的問題在於：當資訊開始在不同角色之間流動時，組織內部是否具備穩定的節奏與結構，能夠支撐這些資訊被理解、使用並持續轉化為行動。如果將資訊交換與任務協作比喻為一個身體，這四個面向就像彼此連動的部位，共同支撐協作的節奏與穩定性：

肌肉（Content）：知識與資訊內容，是我們行動的素材來源。
骨架（Flow）：資訊傳遞與任務交接的流程結構。
大腦（Decision）：做出關鍵判斷的節點，負責掌握方向與優先順序。
手腳（User）：實際使用資訊與執行任務的角色。

透過這四個面向，我們協助團隊釐清關鍵問題：資訊能否被理解？流程有無明確承接？誰負責判斷？誰來推動任務？在這樣的診斷邏輯下，我們透過三個關鍵步驟，協助團隊一步步把日常卡關的狀況轉化為可實際執行的調整行動：

步驟一：讓問題能被說出來

我們相信：「問題被說出來，就已經解決一半了。」因此，我們先建立一個讓成員可以自由表達的空間，透過訪談與問卷，邀請團隊分享在日常工作中遇到的「說不清、對不齊、做不動」等狀況。我們會設計開放式訪談問題，從「最讓你困擾的資訊是哪一段？」或「上次交接最混亂的是什麼狀況？」等角度切入，協助成員回憶真實情境。這些回饋幫助我們貼近現場，明確描繪資訊斷點和協作障礙，也讓團隊開始意識到彼此的語言情境和理解落差，這正是重新展開對話的起點。

步驟二：對照四要素，釐清結構問題點

在明確這三類資訊落差之後，我們進一步以 Slash 四要素模型來分析，找出三項可執行的診斷方向，分別回應前面提到的脈絡斷裂、交換混亂與決策脫節這三大問題情境。

▍診斷方向一｜建立貼近實務的知識結構

我們協助團隊盤點命名與欄位設計，釐清資訊傳遞時可能產生的歧異和混淆，重新整理產品分類邏輯，強化資料一致性與可追溯性。讓業務能更清楚對應客戶需求，研發也能確認最新規格是否正確使用；資訊查找與回應的效率提升，使重複做工、錯誤回報與重複確認的情況逐漸減少，協作過程也變得更穩定流暢。

▍診斷方向二｜設計清楚的資訊交接節奏

我們協助標示資訊於流程中的交接點、使用角色與判斷用途，建立共用的欄位及更新邏輯。讓成員明確知道何時該更新、向誰確認、用在哪裡，也讓資訊在部門間的流動節奏更清晰，交接責任與確認機制也更有跡可循。不再仰賴個人記憶補位，重複詢問和資料版本錯置的情況得以慢慢減少，減輕了溝通負擔。

▍診斷方向三｜釐清變更判斷與追蹤方式

我們協助團隊釐清哪些調整需要正式紀錄、誰負責判定、何時應更新，並設計版本追蹤與修改欄位。第一線成員能透過明確的更新欄位與決策標示掌握調整狀態，部分原本需要等待確認的任務，也能開始主動判斷與持續推進。

步驟三：共構解法與建立共識

問題與結構斷點釐清後，我們與團隊共同尋找適用且可行的解決方案。我們與團隊共同梳理符合現有工作節奏與角色需求的資訊設計方案，調整內容欄位、分類與命名規則，讓每位成員理解並參與設計。同時，設計流程節點及使用情境相應的欄位架構，將日常依賴口頭及默契的灰色溝通地帶轉化為明確欄位與說明。並於導入初期持續觀察使用狀況，收集第一線使用者的回饋，持續改良，讓運作架構真正貼近日常需求。

透過這樣的共構過程，能讓團隊建立一套能持續修正、主動對齊的共通語言與行動節奏。當成員知道資訊該如何被使用、何時該交接、由誰判斷，工作就能變得穩定而流動，真正脫離「一直補破網」的疲憊循環。